Le titulaire de ce poste assume la coordination efficace des appels clients et de la répartition des remorqueurs.
C’est elle qui reçoit, transmet et inscrit les appels des clients dans le logiciel TowSoft pour assurer le service de remorquage de la région. Elle coordonne toutes les activités des remorqueurs selon leur horaire de travail.
Statut
Temps plein, du lundi au vendredi de 8h à 17h, soit 40 heures par semaine.
Tes tâches principales
- Prendre les appels et les créer dans le logiciel TowSoft avec le plus de détails possible (nom, adresse, téléphone, courriel, marque, modèle, année, couleur, numéro de plaque, numéro de série, numéro d’unité, numéro de p/o pour les clients avec compte, etc.);
- Faire le suivi et coordonner efficacement les appels entrants en assurant un service optimal à nos clients;
- Planifier, organiser et optimiser les appels en fonction des priorités, des contraintes, des horaires des remorqueurs, de la position de ceux-ci, les remorques disponibles, etc.;
- S’assurer de connaître le poids et les dimensions de ce que l’on remorque pour associer la bonne remorque et le bon chauffeur à l’appel. Au besoin, appeler pour les permis spéciaux de circulation;
- Répartir de façon logique afin de limiter les coûts au maximum pour l’entreprise (choisir le chauffeur le plus proche, le camion qui dépense le moins quand l’adresse de l’appel est loin, etc.);
- Assurer une communication fluide avec les remorqueurs et les clients pour optimiser les opérations et prévenir tout retard;
- Faire le suivi des appels dans Towsoft. Communiquer efficacement avec les remorqueurs afin de s’assurer qu’ils ont bien reçu leur appel. Rester alerte afin de suivre les opérations pendant le déroulement des appels;
- Réagir rapidement aux imprévus et gérer les urgences efficacement;
- S’assurer de la mise à jour des données dans le système de répartition;
- Participer à l’amélioration continue des processus logistiques pour optimiser les coûts et l’efficacité;
- Faire le suivi des paiement client comptoir;
- Quand les chauffeurs appellent au bureau pour dire qu’ils ont terminé leur appel sur la radio, s’assurer d’avoir le paiement du client comptoir avant le départ du remorqueur pour garder notre droit de rétention jusqu’au paiement complet;
- Lorsque les clients comptoir paient par Visa ou Master, associer les reçus avec l’appel. S’assurer d’avoir l’argent comptant des chauffeurs, le cas échéant. NE PAS VÉRIFIER LES AUTRES TYPES D’APPELS (CAA, GSA, client avec comptes, etc.);
- Les seules factures que vous avez à vérifier sont les factures des clients comptoir qui payent par carte de crédit à la fin de leur appel. Prendre le paiement, inscrire la charge au dossier avec le numéro d’autorisation et vérifier que vous avez toutes les informations nécessaires. S’assurer d’avoir une adresse courriel pour envoyer la facture au client;
- Ajuster les tarifs dans les assistances routières si applicable;
- Lors de la réception d’un 30 jours ou d’un remisage, entrer les détails du véhicule dans la fiche de fourrière ainsi que les informations du propriétaire de la voiture (nom, prénom, adresse, marque, modèle, couleur, numéro de plaque, numéro de série, etc.). Ajouter si on possède les clefs ou non;
- Envoyer les copies de remisage et les copies de 30 ou 90 jours à la Commis administrative dès réception afin qu’elle puisse les inscrire dans le fichier Excel partagé à la SQ;
- SVP rester à votre poste le plus possible pour ne pas perdre le fil continu de la répartition… fumage, pause garage, etc. et restreindre aux chauffeurs l’accès au bureau afin de rester concentré et éviter toute distraction;
- Garder votre espace de travail propre et accueillant en tout temps;
- Toutes autres tâches connexes.
Ton profil
- Minimum de 3 ans d’Expérience dans le transport/remorquage;
- Bonne connaissance des routes dans le secteur d’opération;
- Capacité à gérer un volume élevé d’appels et à travailler sous pression;
- Sens de l’organisation, rigueur et autonomie;
- Excellentes compétences en communication et en gestion des relations clients et chauffeurs;
- Expérience avec Towsoft et Géotab/Isaac (un atout);
- Connaissances de la réglementation des normes dans le transport/remorquage;
- Connaissances des règlements routières;
- Avoir de la rigueur et un sens des responsabilités;
- Gestion du temps et des priorités;
- Capacité à se concentrer facilement et à ne pas être distrait.
Tu as des questions?
Joins Arianne Dubé au 418 775-9484, poste 223 ou par courriel à [email protected]
